根據中辦、國辦《關于在華舉辦國際會議的管理辦法》（中辦發〔2006〕10號）之規定，國際會議是指在我國境內（不含港、澳、臺地區）舉辦的、與會者來自3個或3個以上國家和地區（不含港、澳、臺地區）的會議、論壇、研討會、報告會、交流會等。教育部直屬高校舉辦國際會議需報教育部國際合作與交流司國際組織處審批。

雙邊會議是指在我國境內（不含港、澳、臺地區）舉辦的、與會者來自2個國家和地區（不含港、澳、臺地區）的會議、論壇、研討會、報告會、交流會等。雙邊會議屬于國際會議中的一種特殊情況，也需報教育部國際合作與交流司國際組織處審批。

一、申報須知

1. 每年9月，各單位通過平臺上報下一年度會議計劃；每年9月至10月單位管理員做第一步篩選；每年11月教育部收集匯總各單位下一年度國際會議計劃最終篩選并備案。

2. 已列入年度計劃的會議，按以下類別和時間上報會議申報表和書面申請文件：

(1) 人文社科類：外賓人數100人以上或會議總人數400人以上或涉及敏感問題（不論規模大小）的會議，單位外事部門必須至少在對外宣布前4個月提交紙質請示文件至教育部。小于此規模的和不涉及敏感問題的會議，單位外事部門必須至少在對外宣布前3個月在網上提交請示文件。

(2) 自然科學技術類：外賓人數300人以上或會議總人數800人以上的會議或涉及敏感問題（不論規模大小）的會議，單位外事部門必須至少在對外宣布前4個月提交紙質請示文件至教育部。小于此規模的會議，單位外事部門必須至少在對外宣布前3個月在網上提交請示文件。

3. 邀請國家領導人和正部級及以上外國政要或前政要的國際會議不得在線申報，需另文報批（紙質請示文）。邀請外國政要或前政要訪華請示件必須提前60天送達教育部；擬請國家領導人出席必須提前20個工作日送達。

4. 外賓人數30人以下的小型自然科學技術類國際會議（不涉及敏感問題）可不預報會議計劃，但單位外事部門必須至少在對外宣布前3個月網上提交請示文件。

5. 境外非政府組織贊助的國際會議，申報時需在線提交境外非政府組織簡介（word或PDF），獲批后請于會前5-10天上傳備案函PDF文件至在線平臺。

注意事項：在會議報批平臺完成報批之后，開始在校內OA學術活動審批版塊申請完成申報后，請同時將會議申報表的word電子版及其它會議要求材料發送給國際處/臺港澳辦，申請人請及時留意會議審批的進度，拿到教育部同意批復的批件，會議方能召開，否則違規。

二、申報流程

各學院會議負責人或申請人須登錄教育部國際會議報批平臺上（http://econf.hust.edu.cn/）完成注冊后辦理以下相關事務。

1．會議預報（注：提前一年進行下一年度會議預申報）：會議負責人登陸教育部國際會議報批平臺填寫會議信息并提交→→所在單位網上初審→→學校網上審核→→國際處向教育部報送學校蓋章的“預報會議匯總表”；

2. 會議正式申報（注：經預報并通過教育部初審的國際會議，在會議首次對外通知前4個月以上進行正式申報）：會議負責人在廈門大學校內OA進行申報→→國際處審核無誤后，登陸教育部國際會議報批平臺填寫會議信息并提交申請→→所在單位會議專辦員網上初審→→國際處專辦員網上審核→→國際處辦理OA發文→→學校審核→→國際處通過教育部會議報批平臺上報會議請示文件等材料→→教育部審批→→國際處在獲得教育部批件后通知會議負責人來領取批件,同時會議結束后會議負責人須在會議報批平臺提交總結和會議照片等；

3. 會議變更：會議負責人登陸教育部國際會議報批平臺填寫并提交申請→→學院網上初審→→學校審核后發文報教育部（注：獲批會議不得隨意更改會議名稱、主題、議題、會議性質、規模、會議地點和時間等。如需更改，須在原定會議時間的前3個月申報）；

注意：國際會議請示內容的格式需嚴格按照模板，包括字體、大小、間距等。申請人請自行上國際會議平臺查詢報批進度。

4. 會議總結：會議負責人須在會后2個月之內登錄教育部國際會議報批平臺提交會議總結材料→→所在單位會議專辦員網上初審→→學校審核后通過平臺向教育部提交會議總結材料。

材料要求：

(1) 會議負責人必須在會議結束后２個月內，在國際會議報批平臺將會議的學術總結（至少3000字）、統計表、重要照片3-5張(JPG格式，3500*2500像素)、 論文集（1份）、到會國內外代表名單等材料提交到平臺。

(2) 會議照片可包括開幕式，會議代表合影，會場全景，會議發言人，會議重要活動，主席臺，閉幕式等，須注明照片上人員的姓名、工作單位、職銜、時間、地點。

國際會議學術總結須述明：

（1）會議名稱、時間、地點、主辦單位和學術負責人，與會中、外賓實到人數（港、澳、臺學者列入中方代表），收到中、外論文數，論文集出版情況（注：不要采用答問形式撰寫）。

（2）會議的主題、主要報告的基本內容和分組交流情況，國際上本學科的動向、趨勢、水平和評價；

（3）與會國內外著名學者的最新研究成果和動向；收獲和成果，對會議學術水平的評價和效益評估，通過會議反映出來的我國在該學科領域內的水平和國際水平的差距，存在的問題和建議；

（4）會議學術綜述由會議學術負責人組織撰寫和簽名，如以單位名義撰寫，署明聯系人，聯系電話和Email地址。外事處或國際處將對總結內容是否豐富、翔實和完整進行審核。

國際處經辦人：李怡楠

辦公室：頌恩樓806

電話：2185321

郵件：liyinan@xmu.edu.cn